Office manager / secretaris

Ringland, dat is de Antwerpse Ring overkappen, expertise aanleveren en actievoeren. Maar Ringland is ook een vzw runnen als een middelgrote kmo. Een vzw met een 350-tal vrijwilligers, een algemene vergadering en een bestuursorgaan met statutaire verplichtingen, drie vaste medewerk/st/ers met hr-verplichtingen, een eigen fondsenwerving, logistiek,… Dat allemaal coördineren vergt een gedegen secretariaat én een office manager. En daar zijn wij naar op zoek. De vele taken kunnen zeker verdeeld worden over meerdere vrijwilligers. 

Overzicht to do's

• Leiden en uitrollen van administratieve processen.
• De back-office laten draaien zodat collega’s-vrijwillig/st/ers en hun werkgroepen onbezorgd kunnen shinen.
• Aansturen van collega’s-vrijwillig/st/ers die administratieve taken uitvoeren, zoals adressen in de databank up-to-date houden, de fotodatabank taggen, financiële rapporten opstellen,…
• Bewaren en opvolgen van contracten.
• Opmaken van sjablonen. 
• Nieuwe vrijwillig/st/ers toegang geven tot de Google Workspace.
• De algemene vergadering en het bestuursorgaan (2 per jaar) volgens de juiste statutaire verplichtingen organiseren.
• Up-to-date houden van de vergaderagenda, inclusief het opvolgen van doodles en reserveren van de vergaderzalen.
• Beantwoorden van de info@ringland.be-mailbox.
• Eventueel het voorbereiden van mailings volgens sjablonen.

Afhankelijk van waar jouw talent én goesting liggen voor een of meerdere taken van het secretariaat, of als office manager, kies je een of meerdere deeltaken binnen de werkgroep Secretariaat.

Profiel office manager

• Je hebt ervaring in het leiden van allerlei administratieve processen. Of je hebt goesting om daar veel over bij te leren.
• Je vindt het opmaken en uitrollen van processen de max.
• Je hebt ervaring om collega’s-vrijwillig/st/ers die administratieve taken opnemen aan te sturen.
• Je bent nauwgezet in het opvolgen van deadlines. 
• Je bent besmettelijk punctueel en een rots in de branding voor jouw collega’s.

Profiel secretariaatsvrijwillig/st/er

• Je werkt punctueel en respecteert deadlines.
• Je bent open en communiceert vlot.
• Je bent niet bang om vragen te stellen.
• Je bent vlot ter taal.

Jouw engagement

Afhankelijk van je beschikbaarheid en goesting: 10 tot 20 uur per week (voor het volledige takenpakket), verspreid over de weekdagen (thuis of op kantoor).

Je neemt taken op afhankelijk van je tijd en goesting.

Dit mag je verwachten

• Goed uitgewerkte handleidingen, procedures en overzichtsdocumenten.
• Vrijheid om jouw taak uit te voeren wanneer het je past.
• Vrijheid om je eigen ervaring in Ringland te integreren.
• Vrijheid om te werken van thuis of op ons kantoor.
• Erkenning van de collega’s-vrijwillig/st/ers

Goesting? Vragen?

Contacteer ons via info@ringland.be.